Excel填充技巧

自定义序列

因为在表格中填入数据时，常有如连续的月份、星期几、第几季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，这些数据按一定的顺序排列得十分规则，故而Excel中已把它们定义成了一些序列，在我们“自动填充”时，这些序列就自动地填充到指定的单元格区域中。

如Excel中将一星期中的每一天的名字定义成了一个序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。当在起始单元格填有“Sun”时，则可利用自动填充功能在预填充区域的单元格中按顺序循环填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

除“星期”序列之外Excel还定义了哪些序列呢？通过菜单“工具/选项…”打开“选项”对话框，选择“自定义序列”标签，你就会发现它们。

其实，你也可以根据自己的需要，建立自己的“自定义序列”，如“部门A、部门B、部门C、部门D……”。方法是：

1. 用“工具/选项”菜单命令，打开“选项”对话框；

2. 切换到“自定义序列”标签，在“自定义序列”列表框中单击“新序列”，再在“输入序列”列表框中输入新的序列，如“部门A、部门B、部门C、部门D……”。每输完序列中的一项，都要按一次Enter键。

3. 单击“添加”按钮，新序列就出现在“自定义序列”列表框中了。

4. 单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

之后，只要在单元格输入序列中的某一项，如“部门A”，则“部门B、部门C、部门D……”等其它项目就可以用自动填充来输入了。

“序列”对话框的使用

在用菜单法进行自动填充时，打开过“序列”对话框。除用其中的“自动填充”选项达到前面提到的填充效果外，还可以应用其他选项来填充数字、日期的特殊序列。

1. 比如，想在一个“列”的区域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

（1）在起始单元格中输入数值1；

（2）选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；

（3）用“编辑/填充/序列…”打开“序列”对话框；

（4）在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“等差数列”，“步长”设定为2；

（5）单击“确定”，则在选定的区域就填好一个1、3、5、7……的等差序列。

2. 如果，想填充有关年份递增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

（1）在起始单元格中输入日期1980-3-15；

（2）选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；

（3）用“编辑/填充/序列…”打开“序列”对话框；

（4）在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“日期”；

（5）这时“日期单位”选项可用了，选择“年”；

（6）“步长”设定为2；

（7）单击“确定”，则在选定的区域就填好了一个想要的日期序列。

用类似的方法，可填充年份递减的日期序列，还可填充月份、日期递增（减）的日期序列。

用鼠标右键拖拽“填充柄”进行填充

前面说过，用鼠标左键拖拽“填充柄”可以进行自动填充。其实用鼠标右键拖拽“填充柄”也可以进行填充，当然填充形式更多样。方法是，填好起始单元格数据，用鼠标指向填充柄，按下鼠标右键在同一行（或同一列中）进行向左、向右（或向上、向下）拖拽到预定单元格后，松开右键，这时会弹出一个快捷菜单。

点击相应菜单，可完成相关操作。如点击“复制单元格”，可在鼠标拖拽的范围内，用起始单元格数据复制填充。